Législation & démarches

Cet article tente un tour d’horizon de toutes les démarches à mettre en œuvre si vous souhaitez organiser un ou des concerts.

Si vous souhaitez des conseils sur vos projets, la fédération Hiero Limoges est point d’appui à la vie associative, référencée comme spécialiste culture par le Guid’asso : n‘hésitez pas à nous contacter.

Spectacle professionnel / occasionnel / amateur

Spectacle professionnel ou occasionnel : la question de la licence

La première question à se poser lorsque l’on décide d’organiser un ou des concerts avec une structure, c’est le besoin ou non d’obtenir une licence d’entrepreneur du spectacle.

Elle est obligatoire dès lors que la structure que l’on crée a pour objet principal cette activité d’organisation de concerts. 

Si la structure n’a pas pour objet principal d’organiser des concerts, la loi prévoit une autorisation de le faire sans licence, dans la limite de 6 représentations par an. C’est ce que l’on nomme le spectacle occasionnel.

Attention, l’organisation d’un “mini festival” de 6 spectacles sur 2 jours par exemple ne rentre pas dans cette exception du spectacle occasionnel.

Être organisateur occasionnel donne accès au service du Guso, Guichet unique du spectacle occasionnel, qui permet de payer les artistes et effectuer toutes les déclarations obligatoires aux différentes caisses de protection sociale en une seule fois. Car entrer dans le champ du spectacle occasionnel ne signifie pas que l’on n’a pas à se soumettre aux autres règles qui régissent l’activité d’organisation de concerts. Pour en savoir plus sur le Guso, lire notre article dédié.

Les licences d’entrepreneur du spectacle

Il en existe trois, elles sont délivrées par le ministère de la Culture. Depuis 2019, les démarches à effectuer pour obtenir une licence ont évolué. Il s’agit maintenant d’une procédure par télé-déclaration, à l’issue de laquelle un récépissé est reçu par le demandeur. Ce récépissé vaut licence au bout de 30 jours si le demandeur est à jour de ses obligations légales et que le préfet ne s’oppose pas à la demande de licence. Les conditions à remplir pour pouvoir obtenir une licence sont à retrouver ici.

La licence 1 s’applique aux responsables de lieux de concerts. La licence 2, aux tourneurs, qui ont la charge des salaires des artistes. La troisième s’adresse aux organisateurs de concerts qui ont la charge de la billetterie, de l’accueil du public et qui n’ont pas la responsabilité d’employeur vis-à-vis du plateau artistique. Plus de détails sur ces trois licences et leurs différences ici.

Il est possible selon les situations de cumuler deux licences, ou même les trois.

Le spectacle amateur

Le spectacle amateur est obligatoirement exercé dans le cadre d’une association loi 1901. Les membres de ce groupement sont des bénévoles et tirent leurs moyen de subsistance d’activités menées en dehors du champ du spectacle.

Pour un organisateur, il est possible de faire intervenir des artistes amateurs dans un cadre non lucratif. On entend par cadre non lucratif qu’il n’y a pas de billetterie, ou qu’elle ne sert qu’à rembourser les frais liés au spectacle. De plus, le spectacle ne doit pas avoir été vendu ou, dans la même idée, seulement à un prix modique permettant le remboursement des frais liés à la représentation. La recette attribuée à l’artiste amateur ou au groupement d’artistes amateurs sert à financer leurs activités, y compris de nature caritative, et, le cas échéant, les frais engagés pour les représentations concernées.

Des exceptions existent, qui permettent à des organisateurs de faire intervenir des artistes amateurs dans un cadre lucratif. Elles sont très encadrées, doivent faire l’objet de déclarations préalables et sont limitées en nombre dans l’année. La plupart du temps, un organisateur de concerts faisant intervenir des artistes amateurs a l’obligation de les rémunérer dans le respect du Code du travail.

Pour plus de détails, nous avons consacré un article entier au cadre amateur.

Les demandes d'autorisation

Déclaration ou autorisation

Déclaration de l’événement ?

Selon la situation de votre structure et le lieu choisi pour organiser votre concert, les démarches peuvent différer.

Dans tous les cas, il est conseillé d’informer la mairie et les services de police de sa localité, même dans le cas d’un événement privé (obligatoirement, même, si plus de 1500 personnes sont attendues).

Pour les organisateurs munis d’une licence d’entrepreneur, la demande d’autorisation auprès de la mairie n’est plus obligatoire. Elle est en revanche indispensable pour les organisateurs de spectacle occasionnel.

Dans le cas d’un événement public, il faudra informer la mairie environ un mois avant l’événement, en indiquant :

  • Les noms, prénoms et adresse des membres du comité d’organisation de l’évènement
  • Le but de la manifestation
  • Le lieu, la date et l’heure du spectacle ou du concert
  • La signature du représentant de la structure ou d’une personne mandatée par celui-ci

L’obtention de cette autorisation implique que la salle ait une habilitation ERP (établissement recevant du public) et/ou ait fait l’objet d’une visite par une commission de sécurité.
En principe, toutes les salles de spectacles (privées ou municipales) ont cette habilitation ERP. Toutefois, il est important de toujours vérifier auprès des gérants de la salle.
Au cas où vous souhaitez utiliser un lieu inhabituel (entrepôt, gymnase, jardin, etc.) ou nouveau, il faudra obtenir un avis favorable de la commission de sécurité (convoquée par le maire) pour l’ouverture au public. Cette commission vous indiquera les aménagements à mettre en œuvre pour pouvoir ouvrir et vous indiquera la jauge maximale que vous pourrez atteindre.

En cas d’utilisation de l’espace public, il sera nécessaire également de se tourner vers la municipalité pour obtenir son accord. Il peut arriver qu’il ne s’agisse pas de terrains de la ville, auquel cas il sera nécessaire de se tourner vers l’autorité concernée (qu’il s’agisse d’une autre collectivité – région, département – de l’État, ou bien encore de la paroisse du village ou d’une école).

Toute utilisation du domaine public nécessite une autorisation :

  • la chaussée, les trottoirs, les places et autres jardins publics ;
  • la pose de banderoles et de panneaux publicitaires ou informatifs ;
  • les interdictions de circuler ou de stationner ;
  • l’usage d’une sonorisation sur la voie publique (mairie ou préfecture) ;
  • l’installation d’un chapiteau (le courrier devra préciser le lieu, la date, la capacité d’accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau).

Débit de boisson :

La mairie est aussi responsable des autorisations de débit de boisson. Si vous organisez un concert dans un lieu qui n’est pas doté d’une licence, vous devrez obtenir une autorisation de débit de boisson occasionnel (limité à 5 par an) pour pouvoir ouvrir un bar et vendre de l’alcool à votre public. Seules les boissons classées dans les groupes 1 et 3 (boissons sans alcool et vins, bières, vins cuits, vins de liqueur… titrant à moins de 18°) seront autorisées dans le cadre de débit de boissons temporaire. Le Ministère de l’Intérieur a édité un guide pour l’ouverture d’un débit de boissons temporaire très complet.

La préfecture a la possibilité, dans le cas où elle estimerait que l’événement fait peser des risques sur la tranquillité et la sécurité publique, d’en interdire la tenue.

La responsabilité sociale

Les déclarations sociales

En tant qu’organisateur de concerts, vous pouvez être confronté à la question de salarier soit des artistes (dans le cas où vous engagez directement les artistes via un contrat d’engagement) soit du personnel pour votre structure.

Nous avons évoqué plus haut le Guso pour les organisateurs de spectacles occasionnels, qui permet de s’acquitter de toutes les cotisations sociales dues suite à cette embauche. Les organisateurs qui ne peuvent passer par le Guso ont aussi la responsabilité de respecter la loi et payer ces différentes cotisations. Un article de la MAnet reprend cette question du salariat, à lire ici. 

En tant qu’employeur, vous devenez responsable de vos équipes. Il faudra vous assurer que des moyens de protection adaptés aux risques (auditifs par exemple) sont bien à disposition (et portés) par l’équipe. La question des rythmes de travail est également importante.

Toutes les règles à avoir en tête lorsque l’on recourt au salariat dans le spectacle sont à retrouver en détail dans un guide des obligations sociales du spectacle vivant édité par le ministère de la Culture en 2016 (certains points peuvent donc avoir évolué).

Attention au recours aux bénévoles qui en cas de contrôle par l’URSSAF peuvent être requalifiés en salariés si le lien de subordination (caractéristique d’une relation d’employeur à employé) est trop fort (planning strict, convocation, responsabilité équivalente à celle d’un salarié…) que ces bénévoles font l’objet d’une rémunération même en nature (offrir des tickets boissons et l’entrée pour l’événement aux bénévoles peut être considéré comme du salaire dissimulé).

Les assurances

Pour des questions de sécurité, il est important de souscrire des assurances adaptées à votre situation et votre événement. Dans le cas où un incident ou un accident se produirait, votre responsabilité peut tout à fait être engagée. Il est obligatoire de souscrire une assurance responsabilité civile organisateur (RCO), une assurance qui couvre les personnes (public, bénévoles, artistes) et les biens (locaux, matériels et véhicules), et qui inclut les périodes de montage et démontage. Il est également possible, si les frais engagés sont importants de souscrire une assurance-annulation, garantissant les frais engagés irrécupérables en cas d’annulation suite à un cas de force majeure ou fortuit, d’intempérie ou d’indisponibilité des personnes indispensables (assurance supplémentaire nommée assurance “homme-clé” – qui peut être par exemple le directeur technique de l’événement). En cas d’annulation, l’organisateur devra prouver le bien-fondé de celle-ci, sur la base de documents (relevés météo, constats d’huissier, arrêt préfectoral…).

En cas de souscription de telles assurances, il faut être bien vigilant sur l’étendue et les conditions de la couverture, notamment les clauses d’exclusion et la définition des cas de force majeure, pour éviter de mauvaises surprises.

La sécurité

Les organisateurs ont une obligation de moyens et non de résultat envers le public qui est reçu. Toutes les mesures doivent être prises pour permettre la sécurité des personnes accueillies. Les dispositions ne seront pas les mêmes selon que l’événement se déroule dans un ERP ou sur l’espace public. Nous avons déjà évoqué plus haut la nécessité de faire passer une commission de sécurité avant toute première exploitation d’un lieu. Les règles de sécurité incendie sont strictes et l’aménagement des lieux doit permettre leur évacuation la plus rapide et efficace possible. Selon la taille de l’événement, il peut être nécessaire de faire appel à un ou plusieurs agents SSIAP (Service de sécurité incendie et assistance à personne).

Pour assurer la sécurité du public, des artistes et de l’équipe organisatrice, il sera aussi utile (toujours selon l’importance de l’événement) de se munir d’un service d’ordre. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour décider de la présence de ce service d’ordre, notamment le type de programmation, la constitution du public et la taille de l’événement. Le choix du service d’ordre et les consignes qui lui seront données auront un impact non négligeable sur l’image et la réussite de votre événement. Pour plus de sûreté, il est conseillé de rechercher une société dont les agents sont titulaires d’un diplôme d’État, ou celles qui ont une expérience avérée en matière d’encadrement de spectacles.

Le service d’ordre est chargé du contrôle des entrées, en permettant l’accès aux seules personnes porteuses de billets, invitations ou laissez-passer convenus avec l’organisateur. Les activités relevant du service d’ordre sont très strictement encadrées par la loi. Malgré son nom, le service d’ordre n’a aucun pouvoir de police.

Les seules conditions d’interventions possibles sont donc celles ouvertes à tout citoyen :
• possibilité de légitime défense pour soi ou autrui
• possibilité d’appréhender l’auteur d’un crime ou d’un délit flagrant et de le conduire devant
l’officier de police judiciaire le plus proche
• obligation de porter assistance à personne en danger

Les agents de sécurité placés aux entrées de l’événement pourront également réaliser des opérations de contrôle (palpation, fouille visuelle des sacs).

Pour des événements d’ampleur, la préfecture peut prendre la décision de faire intervenir les services de police ou de gendarmerie pour sécuriser les abords de l’événement. Dans ce cas, les dépenses liées à ce déploiement de forces de l’ordre peuvent être refacturées à l’organisateur depuis la “circulaire Collomb” du 15 mai 2018 relative à lʼindemnisation des services dʼordre.

L’organisateur est aussi responsable de la sécurité dans un rayon de 50 mètres autour de l’entrée de l’enceinte où se déroule le spectacle. Il peut ainsi être tenu pour responsable des tapages nocturnes, dégradations ou actes de vandalisme se produisant à la sortie du spectacle.

La gestion sonore

La loi impose de « Ne dépasser, à aucun moment et en aucun endroit accessible au public, les niveaux de pression acoustique continus équivalents à 102 décibels pondérés A sur 15 minutes et 118 décibels pondérés C sur 15 minutes ». Les mesures doivent être effectuées avec un sonomètre.

Pour les organisateurs occasionnels dans le cas d’un concert organisé dans une salle non équipée, vous pouvez faire ces mesures avec une application sonomètre sur votre smartphone. Veillez à être largement en dessous de ces chiffres afin de vous affranchir de la marge d’erreur. Pour ce, faites des tests avec la sono pour savoir quel est le niveau maximum que vous pouvez admettre lors de votre événement et veillez à faire respecter ce réglage.

En extérieur :

Dès lors qu’il est d’usage d’y diffuser de la musique, la création ou l’équipement d’un espace, y compris temporaire et en extérieur, est soumis à la réalisation d’une étude d’impact.

Si vous louez ou empruntez une salle qui a déjà un système de sonorisation, ce n’est pas à vous de faire faire cette coûteuse démarche. En revanche, si vous créez le lieu (chapiteau, scène extérieure, etc.) ou que vous y installez une sono, c’est à vous de payer un professionnel pour qu’il la réalise.
Celle-ci s’assure d’un certain nombre d’aspects, dont le fait que le volume que vous produisez n’augmente pas trop le niveau habituellement constaté (ce que l’on appelle “émergence”. Le niveau sonore durant votre événement ne doit pas augmenter de plus de 3 dB le volume habituellement constaté.)

Pour éviter les plaintes des voisins, le mieux est de prévenir bien en amont voire d’impliquer les personnes vivant autour de votre lieu d’implantation. Un bon réflexe à avoir pour éviter les ennuis lors de votre événement.

Nous avons rédigé un Guide des bonnes pratiques en gestion sonore à destination des organisateurs occasionnels en partenariat avec l’Agence Régionale de Santé Nouvelle-Aquitaine.

La billetterie des spectacles

L’émission et le vente de billetterie de spectacle répond à des règles très strictes, énoncées par le Code général des impôts.

Le seul cas dans lequel il est possible de ne pas donner de tickets aux spectateur·rices, est celui de spectacles entièrement gratuits. Mais il reste conseillé de leur en distribuer tout de même, ne serait-ce que pour y résumer les règles pour un bon déroulement de l’événement.

La billetterie peut être matérielle ou dématérialisée. Les deux peuvent tout à fait coexister pour un même événement. Le billet matériel est soit issu d’un carnet souche, soit imprimé lors de l’achat du spectateur via un logiciel dont sont équipés les points de vente. Il est composé d’une souche conservée par l’exploitant (enregistrée par le logiciel dans le cas d’une billetterie informatisée), d’une partie qui reste entre les mains du spectateur et d’un coupon de contrôle qui doit être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu du spectacle. Il comporte obligatoirement un numéro unique. La billetterie dématérialisée, elle, a pour caractéristique que l’entrée est enregistrée dans la base de données du service de billetterie. Les spectateurs présentent dans ce cas soit un code barres, soit un billet imprimé.

La caractéristique technique principale de la billetterie dématérialisée est que l’entrée est enregistrée dans une base de données. Le billet « dématérialisé » constitue un droit d’entrée dématérialisé.

Les billets doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Pour la billetterie matérielle, ces mentions figurent au recto du billet, sur chaque partie du billet. Pour la billetterie dématérialisée, elles sont obligatoirement conservées dans le système informatique.

Ces mentions sont :

  • le nom de l’exploitant
  • le nom du spectacle et, le cas échéant, le numéro (ou l’horaire) de la séance à laquelle il donne droit
  • le numéro d’ordre du billet, tiré d’une série ininterrompue
  • la catégorie de la place à laquelle le billet donne droit
  • le prix global payé par le spectateur ou, s’il y a lieu, la mention de la gratuité
  • le nom du fabricant ou de l’importateur si l’exploitant a eu recours à des carnets ou à des fonds de billets préimprimés
  • en cas de prévente, l’identification de la séance pour laquelle il est valable ainsi que celle de la date et du lieu de vente (nom du réseau distributeur)
  • le numéro fiscal de l’imprimeur ; il s’agit d’un numéro préimprimé sur le fond de billet ou sur le billet. Ce numéro d’ordre peut figurer au verso
  • le nom de l’imprimeur, ou de l’importateur en cas de billets ou de fonds de billets imprimés à l’étranger

Le billet matérialise le contrat passé entre l’organisateur et le spectateur.

Un relevé reprenant l’ensemble des informations de billetterie est à faire et établira de manière définitive le montant des recettes du spectacle. La déclaration de la recette est obligatoire, elle sert de fondement à toutes les déclarations : fiscales, sociales, droits d’auteur.

Ce relevé indique pour chaque catégorie de place : le numéro du premier et du dernier billet délivré, le nombre de billets délivrés, le prix de la place, la recette globale, le nombre de billets portant la mention « gratuit » avec la date du jour.

L’organisateur a l’obligation de conserver les souches des billets et leur partie de contrôle pendant 6 ans minimum. Il faut prévenir le service des impôts compétents avant de procéder à la destruction de ces documents.

Les organisateurs munis d’une licence d’entrepreneurs du spectacle ont depuis 2018 l’obligation de procéder à la déclaration de leurs billetteries auprès du service SIBIL (Système d’Information BILletterie).

Impôts, taxes et redevances
Les impôts commerciaux

Il existe trois impôts commerciaux :
> TVA,
> taxe professionnelle,
> impôt sur les sociétés (et/ou impôt forfaitaire annuel).

Les associations, compte tenu de leur caractère non lucratif, ne sont en principe pas assujetties à ces taxes, cependant, depuis 1988, ce n’est pas simplement la forme de la structure qui détermine si oui ou non elle doit s’acquitter de ces impôts, mais son activité. Il est donc possible pour des associations d’y être soumises.
Les associations doivent dans tous les cas s’acquitter de la taxe sur les salaires (si salaires il y a).

Si l’association veut être certaine de son régime fiscal, il est conseillé de contacter le « correspondant associations » des services fiscaux du département.

La taxe fiscale sur les billetteries

La taxe fiscale sur les billetterie est une taxe obligatoire, auparavant récoltée par le CNV, maintenant par le CNM. Selon le type de spectacle (gratuit ou payant), l’assiette de calcul et le redevable diffèrent. L’absence de déclaration ou l’inexactitude des informations peut conduire au lancement d’une procédure de recouvrement. Toutes les infos sur la taxe sur le site du CNM. La taxe sur les spectacles de variétés est perçue à hauteur de 3,5 % sur les recettes de billetterie (hors taxes) ou sur le montant des contrats de cessions (hors taxes), dans le cadre de représentations gratuites ou à billetterie gratuite (rubrique modalités de déclaration). Cette taxe est ensuite redistribué à la filière par le CNM via ses différents dispositifs.

Petite subtilité, la taxe n’est pas due si son montant cumulé sur une année civile ne dépasse pas 80€. Il faut néanmoins déclarer tous les événements et le CNM se charge de régulariser une fois l’année passée.

La Sacem

Si les artistes qui se produisent lors de votre concert sont inscrit·es à la Sacem, ou (dans le cas de DJ set par exemple), diffusent de la musique faisant partie du répertoire de la Sacem, vous devrez obtenir une autorisation de la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem) et payer des droits de diffusion.

En complétant la demande d’autorisation avant le concert, l’organisateur obtient une réduction de 20 % des droits d’auteur à payer. Si les œuvres diffusées ne sont pas inscrites à la Sacem, vous n’aurez rien à payer. Les artistes doivent remplir le jour du spectacle un “programme” des morceaux interprétés, à retourner à la Sacem. Il faudra également joindre un document renseignant les recettes de la soirée, en distinguant les recettes « entrées » et les autres recettes (buvette, restauration, vente de programmes, etc.). Si la soirée est gratuite, la Sacem calculera la montant de son prélèvement sur les autres recettes. Elle appliquera une redevance forfaitaire minimale si le montant calculé sur les recettes est inférieur à cette redevance forfaitaire. Après réception de vos documents elle vous communiquera la facture, à payer dans les délais. Pour tout connaître des tarifs de la Sacem, reportez-vous sur cette fiche tarifs pour les Concerts, spectacles, séances dansantes, valable pour l’année 2023.

MAIS AUSSI

Protège tes oreilles

La période des festivals arrive à grands pas et avec tout ça il ne faut pas oublier de protéger ses oreilles ! Pour profiter pleinement de l’été et de la musique la Fédération Hiero (relais AGISON) vous propose : Pour plus d’information : jeremyhiero@gmail.com

Mailing & Newsletter

Le 18 juin de 18h à 21h c’est une formation sur la communication et les outils numériques qui est ouverte à tout public sans condition particulière d’accès. Cette formation se déroulera en ligne. Descriptif de la formation : Mettre en œuvre des campagnes ciblées avec les techniques avancées de mailing et de newsletter, connaître les […]